Có một thời điểm đó, tôi xem sổ kế toán thấy doanh thu 800 triệu. Tôi phấn khởi vì tưởng mình kiếm được chí ít 200 triệu đồng. Đến khi nhân viên kế toán báo âm 30 triệu, tôi suýt sa thải cô ấy vì tôi không chấp nhận. Mãi khi cô ấy chỉ vào kho thành phẩm, tôi mới ngã ngửa. Đó là lúc tôi mới thực sự hiểu về cái gọi là #keyword#.
Tôi từng không hiểu vì sao tiền trong tài khoản cứ mất hút mỗi cuối tháng
Thời kỳ đầu, tôi tính lãi lỗ kiểu như ‘tiền bán hàng trừ đi chi phí gỗ và chi phí nhân công’. Nghe có vẻ đúng đắn nhưng thực tế tôi không tính đến hàng tá loại phí khác. Ví dụ khấu hao máy móc, chi phí lưu trữ, chi phí quản lý sản xuất, rồi cả tiền điện nước cho xưởng. Có dịp, tôi ước tính lãi 400 triệu sau 4 tháng nhưng sự thật chỉ còn lại 120 triệu. Khoản chênh lệch ấy đã chảy đi đâu tôi cũng mù tịt. Phải mất gần 2 năm sau đó tôi mới thực sự dành thời gian xem xét từng khoản mục để nhận ra mình đã sai lầm ra sao.
Cái bẫy mang tên ‘đơn hàng lớn’ mà ai mới mở xưởng cũng mắc
Tôi còn nhớ như in có lần nọ tôi chốt một hợp đồng bàn ghế văn phòng trị giá 1,2 tỷ đồng. Tôi sung sướng vô cùng. Nghĩ đơn giản cứ cho lãi 20% là tôi đã có 240 triệu vào túi. Thế nhưng qua 3 tháng sản xuất, tôi ngã ngửa khi tính toán lại mình âm 90 triệu. Vì sao? Lý do là đơn hàng ấy yêu cầu kỹ thuật cao. Phải sửa chữa nhiều lần những phần khó làm – mỗi lần gia công hao thêm gỗ, tốn thêm nhân công. Tôi bỏ qua mấy khoản phát sinh ấy vào giá bán. Các hợp đồng lớn thường kéo theo rủi ro cao – thời gian thực hiện lâu, phải sửa bản vẽ liên tục, và tiến độ thanh toán chậm. Kinh nghiệm mà tôi rút ra: không bao giờ nhận đơn chỉ vì giá trị lớn mà không đánh giá hết mọi chi phí. Khi làm #keyword#, chiếc bẫy ấy dễ dính.
Sự thật đau lòng về ‘tồn kho thành phẩm’ mà chẳng ai dạy tôi
Rất nhiều chủ xưởng nghĩ rằng sản phẩm tồn là của để dành. Tôi cũng từng có suy nghĩ ấy. Thế nhưng sự thật lại đau đớn: tồn kho là ‘máy hút tiền’ chứ không phải tài sản. Có một ví dụ điển hình: tôi đã giữ một lô bàn ăn tới 8 tháng vì giá trị đơn hàng ban đầu quá thấp không bù nổi phí chuyên chở. Trong 8 tháng ấy, tôi tốn tiền thuê kho tầm 15 triệu. Chưa kể chi phí bảo quản để gỗ không bị mối mọt – thêm 5 triệu nữa. Cuối cùng gỗ cũng có dấu hiệu cong vênh sau 3 tháng vì thời tiết thất thường. Tôi đành bán với giá cắt lỗ chỉ để lấy lại vốn. Kết quả cuối cùng lô hàng đó lỗ mất 40% so với giá vốn. Kinh nghiệm: sản phẩm tồn là nợ nần, chẳng phải là vốn. Khi bạn xem #keyword# như một nhà máy thì tồn kho chỉ cản trở dòng tiền.
Cách tôi xoay chuyển và bài học 14 năm: lợi nhuận thực sự nằm ở đâu
Sau 14 năm làm nghề, tôi đã thay đổi cách quản lý một cách căn bản. Trước hết, tôi thay đổi cách tính giá thành tỉ mỉ đến từng cái đinh vít. Không dừng ở gỗ và lương, tôi gộp cả hao mòn máy móc, tiền điện nước, chi phí kho bãi, và một khoản đề phòng phát sinh chừng 5% giá trị đơn hàng. Thứ hai, tôi tái cấu trúc quy trình sản xuất để giảm thời gian giao hàng. Thay vì làm từng đơn hàng một, tôi gộp các đơn nhỏ cùng một chất liệu để tận dụng máy móc. Nhờ đó, thời gian làm hàng giảm từ 45 ngày xuống còn 25 ngày. thi công nội thất chung cư , tôi học được cách từ chối những hợp đồng không đủ lời. Nếu hợp đồng không đạt tối thiểu 20% lợi nhuận gộp sau khi đã khấu trừ mọi khoản, tôi từ chối thẳng. Nghe có vẻ liều lĩnh nhưng kết quả thật bất ngờ. Từ tình trạng lỗ 30 triệu mỗi tháng, sau 2 năm thay đổi tôi thu lãi thực 15-20% doanh thu. Cốt lõi tôi rút ra: lợi nhuận thật sự không nằm ở doanh thu mà nằm ở dòng tiền và ở chỗ quản lý từng đồng chi phí. Tôi khuyên bạn: hãy ngồi xuống với báo cáo tài chính của bạn, tính chi li từng món, và dám nói không những đơn hàng mập mờ. Bạn đã khi nào vướng vào tình trạng tưởng lãi to nhưng hóa ra lỗ sâu? Chia sẻ với tôi nhé!